שני אנשים יכולים להזדקק לאישור של אותה חתימה בדיוק באותו אחר צהריים בדיוק, ועדיין לקבל את השירות הטוב ביותר משתי פגישות שונות לחלוטין. אחד יושב ליד מיטת בית חולים בלורל עם הורה שאינו יכול לנסוע. השני נמצא בנסיעת עבודה במרחק שלושה אזורי זמן, עם מחשב נייד, דרכון ומועד אחרון הלילה. חוק מרילנד נותן לשניהם מסלול חוקי: נוטריון נייד שמגיע באופן אישי, ואישור נוטריוני מקוון מרחוק, הידוע בראשי תיבות באנגלית, המתבצע בשיחת וידאו חיה. בחירה טובה מתחילה בהבנה מהי כל שיטה באמת, ולא בהתייחסות למקוון כאילו היה פשוט הגרסה המודרנית של המפגש האישי.
שני המסלולים מסתיימים באותו מעשה משפטי. נוטריון מוסמך במרילנד מאמת מי אתם, צופה בכם חותמים ומשלים תעודה נוטריונית לפי חוק מרילנד. רונית ליטבק, בעלת מינוי במחוז פרינס ג'ורג'ס עד 12 בפברואר 2029, היא גם נוטריונית ניידת הנוסעת ברחבי מרילנד וגם נוטריונית מקוונת מרחוק המורשית במרילנד, והיא עובדת באנגלית, ברוסית, בעברית ובספרדית משבע בבוקר עד חצות, שבעה ימים בשבוע. מכיוון שאותו משרד מציע את שתי האפשרויות, לעצות במדריך זה אין מועדפת למכור. התשובה הנכונה תלויה במסמך שלכם, במוסד שיקבל אותו ובמקום שבו כל חותם נמצא בפועל.
כיצד פועל האישור המקוון של מרילנד לפי סעיף 18-214
מרילנד מתירה אישור נוטריוני מקוון מרחוק בסעיף 18-214 לחוק הממשל המדינתי. הנוטריונית חייבת להימצא פיזית במרילנד במהלך המפגש, בעוד שהחותם רשאי להצטרף ממרילנד, ממדינה אחרת, או, עבור רשומות העומדות בתנאי סעיף 18-214(a)(4), כגון רשומה הקשורה לבית משפט, לסוכנות, לנכס או לעסקה בארצות הברית, מחוץ למדינה. ההתייצבות מתבצעת באמצעות טכנולוגיית שמע ווידאו חיה ומאובטחת, המסופקת בידי ספק מרשימת המורשים של מזכיר המדינה של מרילנד, והחותם חותם באופן אלקטרוני בעוד הנוטריונית צופה בזמן אמת.
הזהות היא המקום שבו האישור המקוון הוא התובעני ביותר, ובמכוון. אלא אם הנוטריונית מכירה את החותם אישית, מרילנד דורשת הצגה מרחוק של תעודת הזהות של החותם, ניתוח אישורי אותה תעודה ואימות זהות, שפירושו בדרך כלל שאלות מבוססות ידע הנלקחות מההיסטוריה של החותם. הבדיקה הרב־שכבתית הזו, המתוארת בסעיף 18-214(a)(1), מחליפה את המבט האישי המוכר ברישיון נהיגה. כל המפגש מוקלט כנדרש בסעיף 18-214(a)(3), וההקלטה חייבת להישמר לפחות עשר שנים לפי סעיף 18-214(j)(3). אם שלב כלשהו נכשל, המפגש נעצר, וזה מגן גם כאשר זה אינו נוח.
כיצד פועל ביקור נייד, ומה נשאר זהה
פגישה ניידת מסירה את שכבת הטכנולוגיה ומשיבה את הצורה העתיקה ביותר של המעשה: שני אנשים, שולחן אחד, נייר ודיו. הנוטריונית נוסעת לבית, למשרד, לבית חולים, למתקן שיקום, למלון או לבית אבות בכל מקום במרילנד, בודקת את תעודת הזהות הממשלתית התקפה עם התמונה של כל חותם לפי סעיף 18-206(b), המפרט בין הצורות המקובלות דרכונים, רישיונות נהיגה, תעודות קונסולריות וכרטיסי זהות ממשלתיים ללא רישיון, מאשרת שהחותם פועל מרצונו ובמודע, צופה בחתימת הדיו הרטובה ומשלימה את התעודה והחותם במקום. מה שנשאר בידיכם לאחר מכן הוא מסמך הנייר המקורי, מוכן למסירה, למשלוח או לרישום.
הרבה זהה בשתי השיטות, והדמיון הזה חשוב. הנוטריונית אינה יכולה לתת ייעוץ משפטי, לנסח מסמכים או לומר לכם איזה טופס המצב שלכם דורש בשום סביבה, מגבלה שמרילנד חוזרת עליה בסעיף 18-224. החותם חייב להיות כשיר, לפעול במודע ומרצונו, ולתקשר היטב מספיק כדי שהנוטריונית תהיה משוכנעת שהמעשה אמיתי. תעודת הזהות חייבת להיות תקפה ולהתאים לשם שבמסמך מספיק כדי לספק את הנוטריונית. ובשתי השיטות יש לקבוע את הפגישה לפני שחותמים על דבר מה, משום שחתימה שנעשתה מוקדם יותר, מחוץ למצלמה או לפני שהנוטריונית הגיעה, אינה יכולה לקבל אישור בדיעבד.
שאלת הקבלה מכריעה יותר מההעדפה
זהו המשפט שכל חותם במרילנד צריך לקרוא פעמיים. סעיף 18-214(l) קובע שתוקפו של מעשה נוטריוני מרחוק נקבע לפי חוק מרילנד בכל מקום שבו החותם נמצא, וזו הגנה חזקה. עם זאת, סעיף 18-214(n)(1) קובע גם שחוק מרילנד אינו מחייב איש לקבל מסמך שקיבל אישור מרחוק. במילים פשוטות, אישור מקוון יכול להיות חוקי לחלוטין ועדיין להידחות בידי הבנק, בית המשפט, חברת הטייטל, בית הספר, הסוכנות או הרשות הזרה המסוימים הממתינים לתיק שלכם. המדיניות הפנימית שלהם, ולא ההעדפה שלכם ולא ביטחונה של הנוטריונית, היא בעלת המילה האחרונה.
לכן הצעד הראשון בכל הזמנת אישור מקוון הוא שאלה למקבל, הנשאלת בניסוח ספציפי: האם אתם מקבלים אישור נוטריוני מקוון מרחוק של מרילנד, עם חתימות אלקטרוניות וחותם אלקטרוני, עבור מסמך זה? חלק מהמוסדות מקבלים אישור מקוון בשמחה ואף מעדיפים את ההקלטה ואת מסלול הביקורת שלו. אחרים מקבלים אותו עבור משפחות מסמכים מסוימות ולא עבור אחרות. מעטים עדיין דורשים דיו רטובה וחותם על נייר, במיוחד עבור הגשות משפטיות מסוימות, חלק מרישומי הנדל"ן ומסמכים רבים המיועדים לחוץ לארץ. אישור של שתי דקות לפני המפגש מונע את התוצאה המתסכלת ביותר בתחום זה, אישור מושלם שצריך לעשות שוב בדרך האחרת.
מתי האישור המקוון מנצח בבירור
המרחק הוא המקרה הברור. חותם הנוסע לצורכי עבודה, סטודנט הלומד הרחק, חייל המוצב במקום אחר, או בן משפחה שעבר דירה יכולים להשלים אישור של מרילנד ללא טיסות, נסיעות או דואר לילה, בתנאי שהמסמך והמקבל מאפשרים זאת. הדחיפות היא המקרה השני: כאשר מסמך פשוט של חותם יחיד חייב להסתיים לאחר שעות העבודה ולחותם יש מחשב, מצלמת רשת ותעודת זהות מתאימה מוכנים, מפגש מקוון מתארגן לעיתים קרובות מהר יותר מכל נסיעה ברחבי המחוז, ואת הרשומה האלקטרונית הגמורה אפשר להעביר ברגע שהמפגש מסתיים.
האישור המקוון מתאים גם לחותמים הנוחים בווידאו ושחתימותיהם פשוטות באמת: תצהיר, הסכמה, הצהרה אישית, ומסמכים רבים של עיזבון ועסקים שבהם המוסד המקבל כבר אישר את הקבלה בכתב. כמה חותמים בערים שונות יכולים אפילו להצטרף למפגש מתואם אחד בחלק מתהליכי העבודה, כאשר כל אחד משלים את אימות הזהות בנפרד, מה שהופך שבוע של משלוחי נייר ברחבי המדינה לשיחה מתוזמנת אחת. עבור חותמים רב־לשוניים, מתכונת הווידאו אינה משנה דבר בתמיכה הלשונית; רונית מנהלת מפגשים באנגלית, ברוסית, בעברית ובספרדית בכל מקרה.
מתי הביקור הנייד מנצח בבירור
הנייר הוא האות הראשון. אם המסמך שלכם חייב להירשם, להיות מוגש כמקור, להיות מצורף לחבילה פיזית או להיות מוצג עם חתימת דיו רטובה, המסלול הנייד מייצר בדיוק את החפץ הזה, והמסלול המקוון מייצר שיחה על האם הדפסה נחשבת. סגירות נדל"ן הן הדוגמה הברורה ביותר: רוב חברות הטייטל במרילנד מפנות חבילות קנייה, מימון מחדש והלוואות לחתימה אישית עם סוכן חתימות מוסמך, והפרקטיקה של רונית כסוכנת חתימות בנויה סביב חבילות הנייר האלה, הוראות המלווה שלהן ומועדי ההחזרה באותו יום.
האנשים הם האות השני. חותם במיטת בית חולים, חותם ללא אינטרנט אמין, חותם שתעודת הזהות שלו לא תעבור ניתוח אישורים אוטומטי, חותם מבוגר, חולה או פשוט מוטרד משאלות זהות על המסך, וכל חתימה שבה כמה אנשים כבר מתכנסים בחדר אחד, כולם מקבלים שירות טוב יותר באופן אישי. כך גם חתימות משפחתיות רגישות, ובהן ייפויי כוח והנחיות רפואיות מקדימות, שבהן נוכחותה הפיזית של הנוטריונית עוזרת לכולם להאט, לאשר נכונות, לארגן עדים ולעזוב עם מקורות גמורים ביד ולא עם קבצים להדפסה, לסריקה ולתהייה.
מקרים היברידיים והמסמכים שביניהם
החיים האמיתיים מחלקים לעיתים קרובות את ההבדל. בני זוג יכולים לחתום יחד בבית בעוד ילד בוגר מצטרף מרחוק עבור מסמך קשור. בעל עסק יכול להשלים השבוע אישור תאגידי שגרתי באופן מקוון ועדיין להזמין בשבוע הבא ביקור נייד עבור חבילה בנקאית שהבנק מבקש על נייר. חותם יכול להתחיל באופן מקוון, להיכשל באימות הזהות משום שתשובה על כתובת ישנה אינה תואמת את רישומי ספק הנתונים, ולסיים את אותו מסמך באופן אישי באותו ערב ללא עונש מלבד שינוי התוכנית. התייחסות לשתי השיטות כאל ארגז כלים ולא כאל תחרות הופכת את הסטיות האלה לשגרתיות.
סוג המסמך מציע מיון ראשון מועיל. בדרך כלל מתאימים היטב לאישור מקוון, לאחר שהמקבל אישר: תצהירים אישיים והצהרות בשבועה, טופסי נסיעה והסכמה, מסמכי תעסוקה ובית ספר, ייפויי כוח רבים ומסמכי עיזבון, והסכמים עסקיים בין צדדים שכבר עובדים באופן אלקטרוני. בדרך כלל מופנים לחתימה אישית: שטרות וחבילות הלוואות לרישום, מסמכים לשימוש בחוץ לארץ שיזדקקו לאפוסטיל דרך שרשרת פקיד מרילנד ואנאפוליס, ניירות בית משפט עבור משרד הגשה הדורש מקורות, וכל דבר שהוראותיו משתמשות במילים חתימה רטובה, דיו מקורי או חותם מובלט. כאשר ההוראות שותקות, שתיקה אינה קבלה, אז שאלו.
להתכונן היטב לכל מסלול שתבחרו
לאישור מקוון, בדקו את המעשיות מוקדם: מכשיר עם מצלמה ומיקרופון תקינים, חיבור יציב, מקום שקט ופרטי, תעודת הזהות ביד, וקובץ המסמך מוכן במתכונת שהפלטפורמה מבקשת, ללא חתימה. הקצו דקות נוספות לאימות זהות, ואל תקבעו את המפגש בדקה האחרונה האפשרית לפני מועד אחרון, משום שניסיון אימות שנכשל או שאלה של מקבל זקוקים לזמן התאוששות. לביקור נייד, כנסו את כל החותמים והעדים במקום אחד, שמרו את תעודות הזהות מוכנות, השאירו מסמכים ללא חתימה, ופנו משטח שטוח עם אור טוב ומקום לחבילה.
עדיין מתלבטים? תארו את המסמך שלכם, ספרו לנו היכן יהיה כל חותם, והקריאו לנו את המילים המדויקות שנתן לכם המוסד המקבל, ואנו נמליץ על המסלול שהמוסד הזה צפוי לכבד ביותר, גם אם ההמלצה היא השיטה האחרת או שיחה תחילה למקבל. רונית ליטבק מציעה גם ביקורים ניידים ברחבי מרילנד וגם מפגשי אישור מקוון המורשים במרילנד, שבעה ימים בשבוע משבע בבוקר עד חצות, באנגלית, ברוסית, בעברית ובספרדית. כדי לשוחח על איזו חתימה מתאימה לשלכם, התקשרו למספר (202) 899-0067 לפני שאתם חותמים על דבר.